ADATVÉDELMI SZABÁLYZAT
KONE Felvonó Kft.

Budapest, 2015. március 20.


Tartalomjegyzék 


1.     Bevezetés    
1.1.  A Szabályzat célja    
1.2.  Fogalmi meghatározások    
2.     A Szabályzat hatálya    
2.1.  A Szabályzat alanyi hatálya    
2.2.  A Szabályzat időbeli hatálya    
2.3.  A Szabályzat tárgyi hatálya    
3.     Adatkezelés    
3.1.  Az adatkezelés célja    
3.2.  Az adatkezelés jogalapja    
3.3.  A kezelt adatok köre    
3.4.  Az adatkezelés határideje    
3.5.  Az adatkezelés módja    
4.     Telefonbeszélgetés rögzítése    
4.1.  Beérkező hívások jellege    
4.2.  Telefonbeszélgetések rögzítésének célja    
4.3.  Telefonbeszélgetések rögzítésének szabályai    
4.4.  Hangfelvételek megőrzésének módja és időtartama    
4.5.  Másolatkérési és visszahallgatási jog    
5.     Az érintett jogai    
5.1.  Tájékoztatáshoz való jog    
5.2.  Tiltakozáshoz való jog    
5.3.  Helyesbítéshez való jog    
5.4.  Töröltetéshez való jog    
6.     Adatfeldolgozó igénybevétele    
7.     Adattovábbítás lehetősége    
8.     Adatvédelmi szabályzat módosítása    
        

1.    Bevezetés
1.1.  A Szabályzat célja

A jelen Szabályzat célja, hogy rögzítse a KONE Felvonó Kft. (székhelye: 1043 Budapest, Csányi László utca 34., cégjegyzékszáma: Cg.01-09-265000, adószáma: 10851285-2-41, a továbbiakban: Társaság) által alkalmazott adatvédelmi és - kezelési elveket és a Társaság adatvédelmi és - kezelési politikáját, adatkezelésének rendjét, a személyes adatok forrását, az adatok nyilvántartásának törvényes rendjét, valamint biztosítsa az információs önrendelkezési jognak és az adatbiztonság követelményeinek érvényesülését és szabályozza az ehhez kapcsolódó felelősségi köröket, amelyet a Társaság magára nézve kötelező erővel ismer el.

A Társaság adatkezelése az alábbi jogszabályokkal összhangban történik:

-    az információs önrendelkezési jogról és az információszabadságról szóló 2011. évi CXII. törvény (Info tv.);
-    a Polgári Törvénykönyvről szóló 2013. évi V. törvény – (Ptk.).
-    az egyének védelméről a személyes adatok gépi feldolgozása során, Strasbourgban, 1981. január 28. napján kelt Egyezmény kihirdetéséről szóló 1998. évi VI. törvény

A Társaság adatvédelmi nyilvántartási azonosítója:     NAIH-83548/2015.
    
1.2.    Fogalmi meghatározások
A Szabályzat alkalmazása során:

1. érintett: bármely meghatározott, személyes adat alapján azonosított vagy - közvetlenül vagy közvetve - azonosítható természetes személy;

2. személyes adat: az érintettel kapcsolatba hozható adat - különösen az érintett neve, azonosító jele, valamint egy vagy több fizikai, fiziológiai, mentális, gazdasági, kulturális vagy szociális azonosságára jellemző ismeret -, valamint az adatból levonható, az érintettre vonatkozó következtetés;

3. hozzájárulás: az érintett akaratának önkéntes és határozott kinyilvánítása, amely megfelelő tájékoztatáson alapul, és amellyel félreérthetetlen beleegyezését adja a rá vonatkozó személyes adatok - teljes körű vagy egyes műveletekre kiterjedő - kezeléséhez;

4. tiltakozás: az érintett nyilatkozata, amellyel személyes adatainak kezelését kifogásolja, és az adatkezelés megszüntetését, illetve a kezelt adatok törlését kéri;

5. adatkezelő: az a természetes vagy jogi személy, illetve jogi személyiséggel nem rendelkező szervezet, aki vagy amely önállóan vagy másokkal együtt az adatok kezelésének célját meghatározza, az adatkezelésre (beleértve a felhasznált eszközt) vonatkozó döntéseket meghozza
és végrehajtja, vagy az általa megbízott adatfeldolgozóval végrehajtatja;

6. adatkezelés: az alkalmazott eljárástól függetlenül az adatokon végzett bármely művelet vagy a
műveletek összessége, így különösen gyűjtése, felvétele, rögzítése, rendszerezése, tárolása, megváltoztatása, felhasználása, lekérdezése, továbbítása, nyilvánosságra hozatala, összehangolása vagy összekapcsolása, zárolása, törlése és megsemmisítése, valamint az adatok további felhasználásának megakadályozása, fénykép-, hang- vagy képfelvétel készítése, valamint a személy azonosítására alkalmas fizikai jellemzők (pl. ujj- vagy tenyérnyomat, DNS-minta, íriszkép)
rögzítése;

7. adattovábbítás: az adat meghatározott harmadik személy számára történő hozzáférhetővé tétele;

8. nyilvánosságra hozatal: az adat bárki számára történő hozzáférhetővé tétele;

9. adattörlés: az adatok felismerhetetlenné tétele oly módon, hogy a helyreállításuk többé nem lehetséges;

10. adatmegsemmisítés: az adatokat tartalmazó adathordozó teljes fizikai megsemmisítése;

11. adatfeldolgozás: az adatkezelési műveletekhez kapcsolódó technikai feladatok elvégzése, függetlenül a műveletek végrehajtásához alkalmazott módszertől és eszköztől, valamint az alkalmazás helyétől, feltéve hogy a technikai feladatot az adatokon végzik;

12. adatfeldolgozó: az a természetes vagy jogi személy, illetve jogi személyiséggel nem rendelkező szervezet, aki vagy amely az adatkezelővel kötött szerződése alapján - beleértve a jogszabály rendelkezése alapján történő szerződéskötést is - adatok feldolgozását végzi;

13. harmadik személy: olyan természetes vagy jogi személy, illetve jogi személyiséggel nem rendelkező szervezet, aki vagy amely nem azonos az érintettel, az adatkezelővel vagy az adatfeldolgozóval;

2. A Szabályzat hatálya 


2.1. A Szabályzat alanyi hatálya
A Szabályzat hatálya kiterjed a Társaság munkavállalóira és az adatfeldolgozóra.

2.2. A Szabályzat időbeli hatálya
A Szabályzat 2015. március 20. napján lép hatályba határozatlan időre.

2.3. A Szabályzat tárgyi hatálya
A Társaság által folytatott minden olyan – teljesen vagy részben automatizált, valamint manuális módon végzett – adatkezelésre és adatfeldolgozásra kiterjed, amely természetes személy adataira vonatkozik.
A jelen Szabályzat tárgyi hatálya a KONE diszpécserszolgálatára beérkező hívásokra (l. 4.1 pont) és azok rögzítésére (hangrögzítés) terjed ki.

3.    Adatkezelés
3.1. Az adatkezelés célja

a)    Az ügyfelektől érkező hibabejelentések rögzítésének célja a bejelentő személyének, a bejelentés pontos idejének és a hibaleírásnak dokumentálása. A hangfelvétellel dokumentált hibabejelentés az esetlegesen előforduló számlareklamációk, minőségi panaszok tisztázásában nyújt segítséget a teljesség igénye nélkül a következő esetekben: az ügyfelek megkérdőjelezik hibabejelentés tényét, kérdéses esetben a hibabejelentő személyének azonosítása, a szerződésszerű hibabejelentési reakció idő ellenőrzése céljából az esetleges szerződéses reklamációk esetén.    
b)    A vészhívás rögzítésének célja a beérkező hívás pontos idejének és tartalmának dokumentálása, valamint a hívást kezelő operátor reakcióidejének illetve annak rögzítése, hogy az operátor a hívást a helyzet komolyságának megfelelően kezelte-e.  Az esetleges vészhelyzetekből eredő balesetek vagy halálesetek felelősségének megállapítása során a hangfelvételnek bizonyító jellege van.
c)    A karbantartókkal folytatott beszélgetés rögzítésének célja, hogy az esetelegesen előforduló ügyfél reklamációk tisztázásakor visszakereshető legyen az, hogy az operátor a megfelelő reakció időn belül adta ki a hibát a karbantartónak, és a leírt hibajelenség megfelelt a bejelentett hibának. A hiba elhárítása után a karbantartó visszajelzésének rögzítésének célja, hogy a reakcióidővel kapcsolatos esetleges ügyfélreklamációk tisztázhatóak legyenek.  

3.2. Az Adatkezelés jogalapja
Az Adatkezelés jogalapja az Info tv. 5.§ (1) bek. a) pontja szerint az érintett önkéntes hozzájárulása.

3.3. A kezelt adatok köre
Az alábbi adatok kezelhetők:
-    hangfelvétel
-    kapcsolattartási telefonszám, kapcsolattartási email-cím

3.4. Az adatkezelés határideje
A hangfelvétel megőrzési ideje a hangfelvétel rögzítésétől számított 2 naptári év.

3.5. Az adatkezelés módja
A Társaság a megadott személyes adatokat az e Szabályzatban írt céloktól eltérő célokra nem használhatja fel. Jelen Szabályzatban meghatározott Adatkezelő és Adatfeldolgozó közötti adattovábbítás az érintett külön hozzájárulása nélkül végezhető. Személyes adatok harmadik személynek vagy hatóságok számára történő kiadása - hacsak törvény ettől eltérően nem rendelkezik kötelező erővel – kizárólag hatósági határozat alapján, vagy az érintett előzetes, kifejezett hozzájárulása esetén lehetséges.

A Társaság a neki megadott személyes adatokat nem ellenőrzi. A megadott adatok megfelelőségéért kizárólag az azt megadó személy felel.

4. Beszélgetés rögzítése
A Társaság a bejövő hívások önkéntes alapú rögzítése érdekében telefonos ügyfélszolgálatot működtet.

4.1. Beérkező hívások jellege
A Társaság által működtetett telefonos ügyfélszolgálatra beérkező hívások jellege:

a) Ügyféltől érkező karbantartási igény, illetve hiba bejelentése, melynek előzményét (alapját) képezi egy a Társasággal kötött hatályos karbantartási szerződés.
b) Vészhívások, amelyeket a Társasággal kötött karbantartási illetőleg mentési szerződés hatálya alá tartozó felvonó fülkéjében rekedt személy(ek) indít(anak).
c) A karbantartási-, illetve hibabejelentésekkel és vészhívásokkal kapcsolatban a karbantartókkal folytatott beszélgetés, hiba megjelölése.

4.2. A beszélgetések rögzítésének célja
A 3.1 pontban meghatározottak szerint.

4.3. A beszélgetések rögzítésének szabályai
A beszélgetések rögzítését, mint személyes adatkezelést a Társaság köteles bejelenteni a Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatóság által vezetett adatvédelmi nyilvántartásba.

A beszélgetés megkezdésekor tájékoztatni kell a hívás kezdeményezőjét arról, hogy a beszélgetés rögzítésre kerül. Amennyiben a hívás kezdeményezője a rögzítés nélküli beszélgetés kezdeményezésének lehetőségével nem él, vélelmezhető, hogy a hívás kezdeményezője a beszélgetés rögzítésére vonatkozó tájékoztatást tudomásul vette, és a beszélgetés rögzítésének tényét ráutaló magatartással elfogadta.
Tájékoztatni kell továbbá a hívás kezdeményezőjét, hogy a Társaság adatkezelésére vonatkozó részletes szabályozást a Társaság honlapján – www.kone.hu - ismerheti meg.

4.4. A hangfelvételek megőrzésének módja és időtartama
A hangfelvételek tárolása a kifejezetten erre a célra kialakított informatikai rendszerben, a rendelkezésre álló tárhely kapacitásának dinamikus kihasználásával történik oly módon, hogy a tárhely telítettsége esetén a legkorábban rögzített hangfelvétel törlődik, azonban a Társaság a rögzített hangfelvételeket a rögzítés napjától számított 2 évig tárolja.

4.5. Másolatkérési és visszahallgatási jog
Az érintett másolatot kérhet a hangfelvételről, amely kérést a Társaság a vonatkozó kérelem beérkezésétől számított 30 napon belül köteles teljesíteni. A Társaság bejelentésenként díjmentesen rendelkezésre bocsátja (postai úton) a hangfelvétel másolatát. A hangfelvétel nem helyettesíthető a beszélgetés kivonatos leiratával. A kiadásra kerülő hangfelvétel nem csak az érintett személy, hanem a Társaság ügyintézője által elmondottakat is tartalmazza.

Az érintettnek előzetes bejelentés alapján lehetősége van továbbá a hangfelvételt a Társaság ügyfélszolgálatán visszahallgatni.  

5. Az érintett jogai
5.1. Tájékoztatáshoz való jog
Az érintett kérelmére tájékoztatást kell adni:
−    a kezelt, illetőleg a Társaság által megbízott feldolgozó által feldolgozott adatairól, azok forrásáról,
−    az adatkezelés céljáról, jogalapjáról, időtartamáról,
−    az adatfeldolgozó nevéről, címéről (székhelyéről) és az adatkezeléssel összefüggő tevékenységéről,
−    kik és milyen célból kapják vagy kapták meg az adatokat.

A Társaság az érintett részére a kérelem benyújtásától számított legrövidebb idő alatt, de legfeljebb 30 napon belül írásban tájékoztatást ad. Az érintett tájékoztatása csak akkor tagadható meg, ha azt meghatározott esetekben jogszabály lehetővé teszi. A felvilágosítás megtagadásáról, valamint a bírósági jogorvoslat lehetőségéről tájékoztatni kell az érintettet. Az érintettel a megtagadás indokát is közölni kell, kivéve, ha jogszabály ezzel ellentétes utasítást tartalmaz.

5.2. Tiltakozáshoz való jog
Az érintett tiltakozhat személyes adatának kezelése ellen, ha:
−    az adatkezelés kizárólag az adatkezelő vagy harmadik személy érdekét szolgálja, kivéve kötelező adatkezelés esetén,
−    a személyes adat felhasználása vagy továbbítása közvetlen üzletszerzés, közvéleménykutatás vagy tudományos kutatás céljára történik; valamint - törvényben meghatározott egyéb esetben.

A Társaság a tiltakozást 15 napon belül megvizsgálja és döntéséről írásban értesíti az érintettet.

5.3. Helyesbítéshez való jog
A valóságnak nem megfelelő személyes adatot helyesbíteni kell. Amennyiben a Társaság munkavállalója az érintett felvilágosítása révén, vagy más módon meggyőződik arról, hogy a kezelt adat a valóságnak nem megfelelő, köteles tájékoztatni az illetékes személyt az adat helyesbítése céljából.

A Társaság a helyesbítés iránti kérelmet 15 napon belül megvizsgálja és döntéséről írásban értesíti az érintettet.

5.4. Töröltetéshez való jog
A személyes adatot 30 napon belül törölni kell, ha:
−    kezelése jogellenes,
−    az érintett kéri, kivéve a törvényben előírt adatkezelést és e szabályzat hatálya alá tartozó jogszerűen kezelt adatot,
−    az hiányos vagy téves - és ez az állapot jogszerűen nem korrigálható,
−    az adatkezelés célja megszűnt, vagy az adatok tárolásának törvényben meghatározott határideje lejárt,
−    azt a bíróság vagy a Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatóság elrendelte.
A helyesbítésről és a törlésről az érintettet, továbbá mindazokat értesíteni kell, akiknek korábban az adatot adatkezelés céljára továbbították. Az értesítés mellőzhető, ha ez az adatkezelés céljára való tekintettel az érintett jogos érdekét nem sérti. A kérelem elutasítása esetén az érintettet erről és a jogorvoslati lehetőségeiről tájékoztatni kell.

Az érintett az adatvédelmi kifogása (panasza, kérelme) elutasítása esetén bejelentést tehet a Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatóság felé (cím: 1125 Budapest, Szilágyi Erzsébet fasor 22/c, telefon: +36 (1) 391-1400, e-mail: ugyfelszolgalat@naih.hu) vagy bírósághoz fordulhat.

6.    Adatfeldolgozó igénybevétele
A Társaság a beszélgetések rögzítése során az alábbi adatfeldolgozót veszi igénybe külön szerződés alapján: Pandant TMSZ Kft. (székhelye: 1045 Budapest, Istvántelki u. 8., cégjegyzékszám: 01-09-738294
A Társaság, mint Adatkezelő valamint az Adatfeldolgozó közötti adatátadáshoz az érintett külön hozzájárulására nincs szükség.

7.    Adattovábbítás lehetősége
A Társaság, mint adatkezelő jogosult és köteles minden olyan rendelkezésére álló és általa szabályszerűen tárolt személyes adatot az illetékes hatóságoknak továbbítani, amely adat továbbítására őt jogszabály vagy jogerős hatósági kötelezés kötelezi. Ilyen adattovábbítás, valamint az ebből származó következmények miatt az adatkezelő nem tehető felelőssé.

8.    Adatvédelmi szabályzat módosítása
A Társaság fenntartja magának a jogot, hogy a jelen Adatvédelmi szabályzatot egyoldalú döntésével bármikor módosítsa.

Kelt Budapesten, 2015. március 20. napján
KONE Felvonó Kft.